269企业邮箱告诉您发送电子邮件应注意哪些细节

发布时间： 2013-11-26

1. 何时不宜发邮件：在不恰当的时间，最好不要发电子邮件。

2. 行文方式：由于我们每天都会收到大量的邮件，所有要尽量让你的邮件篇幅短小、重点突出。温卡塔拉马纳说，不要写那些“看上去永远不会结尾的句子”。如果你必须要在邮件中包含多 个要点，可以使用着重号把所有的要点简明扼要地标注出来。

3. 主题：缺少主题或者像“你好”或“我有一个问题”等模糊不清的主题会让忙碌的收件人觉得厌烦。而且，这也会让收件人在收件箱里查找你的邮件变得更困难。 邮件的主题要明确，如 果是紧急邮件的话也要一并说明。不要写“我有一个问题”，而要写成“我的假日计划；非紧急”。

4. 写邮件的风格： 在发送邮件之前要认真检查是否存在拼写错误。避免使用很多的感叹号，因为那样看上去可能会显得不成熟。不要用大写字母来写邮件，因为这样容易让对方感觉你像是 在吼叫。

5. “发送”之前请确认：电子邮件转发起来很容易，因此很可能最终会有你意想不到的人读到你的邮件。在发送之前要反复认真地阅读你写的邮件，确保它不会冒犯到别人，而且不要在邮件 中写一些可能给你带来麻烦的话。

6. 写对对方的称谓：如果你在邮件的正文中把收件人的姓名拼写错误，或者更糟糕地把一位女士称为“先生”，那么很可能会惹恼对方。在邮件发送之前，切记要反复检查收件人姓名和职务 的拼写正确无误。如果你不确定收件人是男是女，那么就可以光使用他/她的名字，或者使用其全名。

7. 慎用“全部回复”：点击这个键时一定要非常慎重，因为如果使用不当会带来很多尴尬。

8. 及时回复：回复一封邮件的迅速程度通常取决于邮件的性质。一般情况下，你应该立即回复。如果你无法立即回答一个特定的问题，那么就应该回信表示你已经收到了邮件，然后告诉对方 一个你预计能够做出回复的时限。

9. 邮件发送后请别打电话：你可能想要给刚刚发出那封邮件的收件人打个电话，但是最好是打消这个念头。这么做可能会让收件人感到厌烦。

10. 附件功能：通常要避免把大文件作为附件来发送，因为它们会把收件人的邮箱塞满。如果收件人邮箱中的内容已经接近于其总容量，那么你的大文件甚至可能会被删除掉。如果你是发送 图片，就要把它们调整到较小的解析度。如果你一定需要发送大文件的话，可以先打电话给收件人让他检查一下邮箱。