邮件归档一：邮件归档的前世今生

发布时间： 2014-01-21

一、什么是邮件归档？

邮件归档，主要是为了解决邮件在完成发送后的存储、检索、保密性及法律效力等一系列问题，“邮件归档”服务的提供商将根据企业用户需求，对全域用户收发邮件进行在线归档、长期保留并允许实时搜索与访问，实现历史邮件的可追索与查询。

二、“邮件归档”的契机

“邮件归档”在企业信息化建设空前发展的大背景下得以强势进入市场，企业信息管理已成为企业运营与发展的关键问题，同时，随着企业通信信息存储管理和法律要求等需求的增加，邮件归档正在成为邮件通信中重点关注的热点之一。

1、企业通信信息存储管理

随着电子信息化的高速发展和全面普及，信息化建设已成为现代企业提升运营管理效率和核心竞争力的重要推动力之一，企业信箱作为企业日常沟通的基础工具，势必需要满足企业业务发展和效率提升的灵活所需。如何通过企业邮箱的归档应用，减少企业邮件存储成本、合理利用邮件资源及价值、快速实现邮件的备份和检索查询，是目前绝大多数企业――特别是对于那些大中型企业，或者信息安全性要求较高的企业，尤其需要重点关注的问题。

2、法律要求

2008年6月28日，国家财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布了《企业内部控制基本规范》，《规范》提出：企业应当利用信息技术促进信息的集成与共享，充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用。企业应当加强对信息系统开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制，保证信息系统安全稳定运行。《规范》自2009年7月1日起在上市公司范围内施行，并鼓励非上市的大中型企业执行。这意味着企业需要更好的管理和保留企业内部的电子邮件，以避免邮件丢失可能给企业带来风险。

三、邮件归档的两种原始方式

在现代“邮件归档”系统还为全面铺开之前，通常企业需要归档电子邮件，一般会采取两种方式：

1、手动归档：这种归档方法不仅操作繁琐，并且需要投入较高的人力和物力成本进行维护；并且一旦进行了不规范的操作，还可能对邮件的存储、备份、安全等带来

风险或造成隐患，目前手动归档的方式已基本被淘汰。

2、购买第三方“邮件归档”产品：购买“邮件归档”产品的用户，基本都拥有自建的企业邮箱服务器。由于购买“邮件归档”产品之后，还需要额外购买归档服务器等硬件设备，因此在企业邮箱使用人数太少时，这笔费用的投入产出比将严重失衡，而成为企业的负担。